Møtereglement for styre, råd og utval 2024 (Ksak 102/24)

Kapittel 1 - Innleiande føresegner

§ 1-1 Formål og ikrafttreden

Dette reglementet regulerer saksbehandling og møteverksemd i alle folkevalde og kommunale organ oppretta i medhald av koml. § 5-1 og § 5-2.

Reglementet trer i kraft frå det er vedteke, og kan endrast av kommunestyret sjølv. Reglementet skal reviderast ved inngangen til kvar nye kommunestyreperiode og vedtakast seinast innan utgangen av året etter at kommunestyret vart konstituert.

§ 1-2 Tolkingsspørsmål

Møteleiar har myndigheit til å avgjera tolkingsspørsmål i tilknyting til reglementet i møte i folkevalde organ. Slike tolkingsavgjerder skal protokollerast.

Ordførar har myndigheit til å avgjera tolkingsspørsmål i tilknyting til reglementet utanom møte i folkevalde organ. Ordførar skal orientera formannskapet om slike tolkingar i første ordinære møte, og tolkingsavgjerda skal protokollerast.

§ 1-3 Innhald og virkeområde

Reglementets del 1 gir generelle reglar for saksbehandling og møte som er felles for alle folkevalde organ og er gitt med heimel i koml. 11-12.

Reglementets del 2 gir reglar for samansetning og særskilde saksbehandlingsreglar for folkevalde organ med vedtaksstyresmakt, under dette kommunestyret, formannskapet, utval og komitear, valstyret og klagenemnd, og er gitt med heimel i koml. §§ 5-13 og 11-12.

Reglementets del 3 gir reglar for samansetning og særskilde saksbehandlingsreglar for folkevalde organ utan vedtaksstyresmakt, under dette råd og arbeidsutval og er gitt med heimel i koml. §§ 5-13 og 11-12.

Reglementets del 4 gir etiske retningslinjer for folkevalde i Hjelmeland kommune.

Dette reglementet og delegeringsreglementet til kommunen supplerer og utfyller kvarandre. Føresegner i kommunelova, forvaltningslova, offentleglova, arkivlova og andre lover gjeld også for folkevalde organs verksemd.

§ 1-4 Politisk styreform

Kommunestyret er det øvste folkevalde organet til kommunen. Hjelmeland kommune blir organisert politisk etter formannskapsmodellen, slik at alle saker som skal avgjerast av kommunestyret som hovudregel først blir behandla av formannskapet.

Kommunestyret kan behandla ei sak utan førre behandling i formannskapet, om det på grunn av tidsnød eller karakteren i saka er formålstenleg, og dersom ordførar meiner det er nødvendig for å få ei effektiv saksbehandling.

Fullmakt til å gjera vedtak kjem fram av delegeringsreglementet.

Kommunestyret opprettar, omorganiserer og nedlegg folkevalde- eller kommunale organ, og dessutan fastset samansetninga og ansvarsområdet deira, så langt dette ikkje blir avgrensa av lov eller forskrift fastsett i medhald av lov, eller er delegert.

§ 1-5 Møteprinsippet

Folkevalde organ skal behandla saker og gjera vedtak i møte, jf. koml. § 11-2. Møta skal kunngjerast på førehand på formålstenleg måte. Saksliste, saksframlegg og protokollar som ikkje er halde unna offentleg innsyn, skal gjerast tilgjengelege for allmenta.

Møta skal vera opne for tilhøyrarar, bortsett frå i særlege tilfelle der møtet blir vedteke halde for lukka dører. Lukking av møte krev heimel i lov.

§ 1-6 Førebuing av saker til politisk behandling

Kommunedirektøren skal sørgja for at dei sakene som blir lagde fram for folkevalde organ er forsvarleg greidde ut i samsvar med dei krava som følgjer av lov, reglement og andre bindande instruksar.

Forslaget kommunedirektøren har til vedtak (innstilling) skal følgja saka fram til endeleg vedtak i saka er fatta. Dette gjeld ikkje i dei tilfella formannskapet innstiller til kommunestyret.

Kommunedirektøren skal gi ytterlegare utgreiing dersom møteleiar eller eit fleirtal i organet ber om det, eller der dette er nødvendig for å få klargjort sider av saka som er vesentlege for behandlinga til organet.

Kommunedirektøren informerer dei folkevalde organa løpande om aktuelle forhold og utfordringar innan ansvarsområdet til organet, under dette om prinsipielle sider ved styresmaktsutøvinga til kommunen eller tenesteyting.

Kommunedirektøren skal sjå til at råd og utval som har rett til å uttala seg før ei avgjerd blir treft, så langt det er mogleg får saka lagt fram før ho blir behandla av avgjerdsmakt.

Kapittel 2 - Innkalling til møte

§ 2-1 Beramming av møter

Kommunestyret, formannskapet og andre folkevalde organ held møte etter møteplan fastsett av kommunestyret. Utover møteplanen blir møte haldne i folkevalde organ på dei tidspunkta som er vedtekne av organet sjølv eller av kommunestyret, og elles når leiaren i organet finn det påkravt eller minst ein tredel av medlemmene krev det.

Møteplanen for neste kalenderår blir seinast vedteken innan utgangen av oktober, og blir offentleggjord på nettsidene til kommunen.

§ 2-2 Møteinnkalling og saksliste

Leiaren av det folkevalde organet set opp sakslista og kallar inn til kvart enkelt møte.

Ein tredel av eit organs medlemmer kan samla krevja ei sak som blir ønskt behandla i organet, oppført på sakslista. Leiar av det folkevalde organet må kontaktast, og kravet må vera sett fram før sakslista blir offentleggjord.

Innkalling til folkevalde møte skal innehalda opplysning om tid og stad for møtet, og oversikt over dei sakene, og eventuelt tema som skal behandlast. Informasjon om kvar saksdokumenta er lagt ut skal også komma fram av innkallinga.

Innkalling med saksdokument blir send medlemmene i organet, fortrinnsvis elektronisk, om mogleg 7 dagar før møtet blir halde. Innkalling og saksdokument blir kunngjorde offentleg på relevant måte på nettsidene til kommunen. Dette gjeld ikkje dokument og saker som er halde unna offentleg innsyn.

Saker med dokument som er halde unna offentleg innsyn skal markerast særskilt på sakslista med opplysningar om arten i saka/tittel. Møteleiaren avgjer i kvart enkelt tilfelle i tvilstilfelle kva saker dette gjeld. Saksdokumenta skal sendast medlemmene i organet på ein forsvarleg måte, som mellom anna varetek kravet lova har til handtering av opplysningar underlagd teieplikt. Opplysningar unnateke offentlegheit skal berre gjerast tilgjengeleg for møtande medlemmer/varamedlemmer.

Dersom ei sak er vedteken utsett av organet skal denne på nytt setjast på sakslista når vilkåra for utsetjinga ikkje lenger er til stades.

Når ei sak er sett opp på sakslista kan ho ikkje trekkjast av administrasjonen eller leiaren i organet, verken før eller i møtet.

§ 2-3 Tilleggssaker og tilleggsinformasjon

Dersom møteleiar vurderer at særlege omsyn tilseier det, kan saksframlegg unntaksvis ettersendast, eller nye saker blir sett på sakslista, etter at møteinnkalling er send ut. I slike tilfelle skal saksframlegg og tilleggsinnkalling bli sendt ut og bli offentleggjort så snart det er praktisk mogleg.

All relevant informasjon knytt til sakene på sakslista, skal vera tilgjengeleg for alle medlemmer før saka blir behandla. Folkevalde som får informasjon som er relevant for saka frå andre, pliktar å senda over dette til møteleiar og administrasjonen slik at administrasjonen kan sikra at alle medlemmene og offentlegheita har tilgang til same informasjon før møte startar.

Organet avgjer sjølv om saker som blir ettersende skal takast opp til behandling, eller utsetjast til neste møte.

§ 2-4 Framsetjing av forslag

Forslag til vedtak skal ikkje leggjast inn i møteportalen på førehand. Forslaget blir lagt inn skriftleg i møteportalen når saka blir teken opp til behandling i møtet.

Forslag blir rekna uansett ikkje fremja for organet før dei er verbalt fremja i møtet, jf. § 3-8.

§ 2-5 Møteplikt og innkalling av varamedlemer

Den som er vald som medlem til eit folkevalt organ pliktar å delta på møta til organet, med mindre det ligg føre gyldig forfall. Med gyldig forfall siktar ein til sjukdom eller andre vektige grunnar som gjer det umogleg eller uforholdsmessig byrdefullt å møta.

Kan ein medlem av det folkevalde organet eller ein innkalla varamedlem ikkje møta på grunn av gyldig forfall, skal den folkevalde utan opphald melda forfall og oppgi forfallsgrunn i digitalt møteverktøy til møteleiar og dessutan kunngjera dette til gruppeleiar og til kundesenteret. Varamedlemene blir kalla inn i den nummerordenen dei er valde.

Viss ein folkevalt ikkje kan vareta vervet sitt utan at det fører til vesentleg ulempe, kan arbeidsgivarutvalet etter søknad frita den folkevalde frå vervet mellombels eller for resten av valperioden etter reglane i koml. § 7-9. Ved varig forfall eller utgang av verv, gjeld reglane i koml. § 7-10 for opprykk og nyval.

Nyval, suppleringsval og val av setjemedlemmer til folkevalde organ utnemnt og valt av kommunestyret, skal behandlast av kommunestyret sjølv.

§ 2-6 Adgang for andre til å delta i møta

Ordføraren har møte-, tale- og forslagsrett i alle kommunale folkevalde organ. I kontrollutvalet har ordføraren likevel berre møte- og talerett. Ordføraren har berre stemmerett i organ der vedkommande er valt inn som medlem. Ordførar kan la seg representera av andre medlem av kommunestyret i organ kor vedkommande ikkje er medlem.

Leiaren og nestleiaren frå kontrollutvalet har møte- og talerett i kommunestyret når sakene frå utvalet blir behandla.

Kommunedirektøren har møte- og talerett, personleg eller ved ein av underordna sine, i alle kommunale folkevalde organ, unnateke kontrollutvalet.

Kommunedirektøren skal gjera greie for, avklara og gi informasjon ved behov under saksbehandlinga i det folkevalde organet, men skal ikkje delta i den politiske debatten under møtebehandlinga.

Kommunedirektøren skal bidra til å avklara openberre misforståingar eller feil som kjem fram under behandlinga av kvar enkelt sak, under dette forslag som strir mot lov, forskrift eller liknande.

Kommunalt tilsett som etter særlov er tillagd særskild styresmakt, har rett og plikt til å møta ved behandling av saker innan ansvarsområdet sitt.

Kommunale saksbehandlarar og særlege sakkunnige kan gi opplysningar til saka under ordskiftet, dersom møteleiar, kommunedirektøren eller hans/avløysaren hennar i møtet ber dei om det. Utover dette har dei ikkje høve til å delta i ordskiftet.

Ut over overståande blir ikkje tillate at andre kan givast møte- eller talerett i møte i folkevalde organ.

§ 2-7 Informasjon og orienteringer i folkevalgte organ

Leiar for det folkevalde organet kan gi andre høve til å gi informasjon før møtet blir sett, under dette foreiningar, grupper o.l. som ønskjer å orientera om ei særskild sak eller eit tema. Leiar eller organet sjølv avgjer kva orienteringar dei ønskjer. Slik informasjon eller orientering bør samla ikkje overskrida ein time.

Leiar for det folkevalde organet og kommunedirektøren kan informera om aktuelle saker før møtet blir sett. Det blir gitt inntil 15 minutt samla til slike orienteringar. Informasjonen bør ha offentleg interesse. Det blir gitt høve til kort ordskifte innanfor tidsramma.

Leiar av det folkevalde organet kan be kommunedirektøren om opplysningar og forklaringar. Forklaringane kan givast av andre tilsette enn kommunedirektøren sjølv, og dei folkevalde kan i samråd med kommunedirektøren avklara kven det blir ønskt ei forklaring frå.

Skriftleg orientering om saker som skal behandlast i folkevalt organ, skal følgja saka fram til endeleg vedtak.

Med møte siktar ein lovleg til innkalla møte med deltaking av dei folkevalde. Trer det folkevalde organet saman for å bli orientert, eller førebu saker, følgjer dette kravet lova har til møteprinsipp.

§ 2-8 Inhabilitet

Habilitetsreglane skal bidra til å sikra korrekte avgjerder, halda oppe tilliten til kommunen, og verna dei folkevalde mot at det såst tvil om sjølvstendet deira. Den som er inhabil kan ikkje delta i behandlinga av saka vedkommande er inhabil i, eller i avgjerda av eigen eller habiliteten til andre.

Medlem av folkevalt organ skal så tidleg som mogleg melde frå til møteleiaren om forhold som gjer eller kan gjera vedkommande inhabil ved behandlinga av ei sak. Det same gjeld varamedlem som er kalla inn til møte.  Dersom ein folkevalt eller møteleiar er i tvil om den folkevalde er inhabil i ei sak, bør kommunedirektøren kontaktast for bistand til habilitetsvurdering i forkant av møtet der saka skal behandlast.

Dersom ein folkevald veit i forkant av møtet at denne er inhabil ved behandling av ei sak, skal den folkevalde sjølv melda frå til leiar av organet og dessutan til administrasjonen, slik at varamedlem kan kallast inn til gjeldande sak.

Habilitetsvurderinga skal avgjerast av det aktuelle organet. Den folkevalde gjer sjølv greie for for dei faktiske forholda, og sitt eige syn på habilitetsspørsmålet. Den folkevalde fråtrer møtebordet ved behandlinga av habilitetsspørsmålet, og ved voteringa.

Er den folkevalde erklært inhabil, kan denne ta plass blant tilhøyrarane og følgja behandlinga av saka, med mindre saka skal behandlast i lukka møte. Er møtet lukka må den inhabile forlata møterommet.

Avstemmingar om habilitet, og dessutan grunnlaget for vurderinga og heimel, skal alltid protokollførast.

Innser den folkevalde først undervegs i behandlinga av ei sak at det kan reisast spørsmål om habiliteten til vedkommande, skal den folkevalde omgåande melda frå til leiar. Habilitetsspørsmålet skal då avgjerast før gjeldande sak blir behandla vidare. 

Den som er ugild i ei sak (ref. forvaltningslova kap. II) eller som er gjeve fritak i ei sak etter § 11-10 i kommunelova, skal ikkje vere med på å drøfte eller avgjere saka (dette gjeld også i behandling av saka i partigruppene). Ved tvil om ugildskap i ei sak, skal dette avgjerast av utvalet sjølv, ref. reglar i kommunelova og forvaltningslova.

§ 2-9 Innsyn for folkevalde

Kommunestyret har som overordna organ for heile den kommunale forvaltninga rett til innsyn i alle kommunale saksdokument, med dei presiseringane som følgjer av reglane nedanfor. Alle medlemmer og varamedlem av folkevalt organ har rett til innsyn i alle dokumenta i saker som blir behandla i vedkommande organ.

Minst tre medlemmer av eit folkevalt organ kan på vegner av organet krevja innsyn i alle saksdokument som omhandlar dei delane av kommuneverksemda som ligg innanfor virkeområdet til organet. Dessutan kan minst tre medlemmer av eit folkevalt organ på vegner av organet krevja innsyn i dokument innanfor andre verksemdsområde når dokumenta er nødvendige for vedkommande organs behandling av ei konkret sak.

I utgangspunktet omfattar ikkje folkevalde organs rett til innsyn teiepliktige opplysningar i saker som ikkje er til behandling i organet. Eit folkevalt organ kan likevel ved fleirtalsvedtak krevja innsyn også i teiepliktige opplysningar når det er eit klart behov for dette ved behandling av ei konkret sak i vedkommande organ, jf. forvaltningslovas § 13b nr. 2 og 4.

Dersom det skal givast innsyn i saker som skal behandlast av folkevalt organ trer inn innsynsretten frå det tidspunktet saka er framlagde/utsende til behandling i organet.

Dersom folkevalde organ ber om innsyn i saker som blir behandla av kommunedirektøren på delegert styresmakt trer inn innsynsretten frå det tidspunktet dokumentet er ferdigbehandla.

§ 2-10 Endring av partitilhøyrsle

Dersom ein folkevald i løpet av valperioden melder seg ut av det partiet vedkommande vart valt inn for, skal den folkevalde i møte, møteinnkallingar, protokollar o.l. blir omtalte som uavhengig representant. Dette skal også gjelda om den folkevalde melder seg inn i nytt parti.

Uavhengige representantar blir plasserte uavhengig av den partigruppa ein vart vald inn på i kommunestyresalen.
 

Kapittel 3 - Gjennomføring av møte

§ 3-1 Opning av møte

Møtet blir leidd av leiaren for organet, eller nestleiaren dersom leiaren har forfall. Har begge forfall, blir vald ein særskild møteleiar ved fleirtalsval.

Møteleiaren gjennomfører opprop av medlemene og dei varamedlemene som skal møta for fråverande medlemer med gyldig forfall. Er minst halvparten av medlemene til stades, erklærer møteleiar organet vedtaksført og møtet for lovleg sett. Dersom det i samband med oppropet kjem innvendingar mot nokon sin rett til å ta sete i det folkevalde organet, eller mot innkallinga, treffer organet først vedtak om dette.

Medlemer eller varamedlemer som møter etter at oppropet er gjennomført, skal melda seg til leiar og avvente med å ta setet sitt til behandling av neste sak startar.

§ 3-2 Møteorden

Møteleiar er ansvarleg for god møtekultur og skal sørgja for å halda oppe god orden i møtelokalet og i bygningen elles.

Leiar skal sjå til at talarane ikkje blir avbrotne eller forstyrra.

Under møte skal det ikkje uttrykkjast hatefulle eller diskriminerande ytringar eller personangrep mot nokon i forsamlinga eller andre, og det er ikkje tillate å laga støy eller uro som uttrykk for misnøye eller støtte frå deltakarane eller publikumma på møtet. Dokument, teikningar, plakatar og liknande må ikkje plasserast eller blir delte ut i møtelokalet eller tilstøytande rom, utan møteleiars samtykke.

Brytast ordensreglane påtaler leiaren dette overfor han eller dei dette gjeld.

Om ein folkevalt ikkje innrettar seg etter påtalen til møteleiaren, kan møteleiaren ta ordet frå vedkommande og/eller ved avstemming la organet avgjera om vedkommande skal stengjast ute frå resten av behandlinga av saka eller resten av møtet.

Viss tilhøyrarar forstyrrar eller påverkar forhandlingane, eller elles opptrer på ein måte som strir mot ordensreglane eller god orden, kan møteleiaren etter å ha påtalt hen eller dei dette gjeld, vise vedkommande tilhøyrar(ar) bort frå resten av behandlinga av saka eller resten av møtet.

Folkevalde som møter i folkevalde organ, skal kle seg på ein verdig og respektabel måte.

§ 3-3 Fråtreden under møtet 

Frå møtet er sett til møtet er slutt kan ingen medlemer forlata salen utan først å melda frå til leiar.

Ein folkevald som på grunn av gyldig forfall må forlata eit pågåande møte, melder straks frå til møteleiar. Ein varamedlem som er til stades, eller som kan kallast inn, trer inn for vedkommande.

Ein varamedlem vik sete når den faste medlemen tek sete ved behandling av neste sak. Det same gjeld dersom det kjem ein varamedlem som i nummerorden står framfor vedkommande.

§ 3-4 Møteoffentlegheit

Møta i folkevalde organ skal vera opne, med mindre det er påkravd å lukka møtet med heimel i koml. § 11-5.

Eit folkevalt organ skal vedta å lukka møtet for behandling av ei enkelt sak når det ligg føre risiko for å røpa opplysningar som er underlagde lovfesta teieplikt, eller når det skal behandla ei sak som gjeld ein arbeidstakars tjenstlege forhold.

Eit folkevalt organ kan også vedta å lukka møtet når omsynet til personvern krev det. Det same gjeld når omsynet til tungtvegande offentlege interesser tilseier det, og det vil komma fram opplysningar i møtet som kunne ha vore unnateke offentleg innsyn etter offentleglova dersom dei hadde stått i eit dokument.

Behandling av spørsmål om å lukka møtet skal går føre seg i ope møte med mindre møteleiar eller det folkevalde organet bestemmer noko anna. Avstemminga om lukking av møtet skal alltid skje i ope møte.

Vedtak om eit møte skal lukkast eller ikkje blir ført i møtebok/protokoll og heimelsgrunnlaget for avgjerda skal komma fram av denne.

Når ei sak blir behandla for lukka dører, pliktar dei folkevalde å bevara tausheit om opplysningar som etter lov er underlagde teieplikt.

§ 3-5 Rekkefølgje for behandling av saker, endring av saksliste

Med mindre det folkevalde organet vedtek noko anna, blir sakene behandla i den rekkjefølgja dei er oppførte på sakslista. Saker der det er spørsmål om habilitet bør likevel behandlast først i møtet, slik at eventuelle varamedlemer som berre skal delta i desse sakene kan fråtre når desse er behandla. 

Organet kan med alminneleg fleirtal vedta å utsetja realitetsbehandlinga av ei sak som er oppført på sakslista før saka blir teken opp til votering, under dette senda saka tilbake til kommunedirektøren for ytterlegare utgreiing. Eit forslag om utsetjing skal debatterast separat og voterast over før ein eventuelt går vidare med realitetsbehandlinga.

Organet kan også behandla og gjera vedtak i sak som ikkje er oppført på sakslista, jf. § 2-2, viss ikkje møteleiaren eller 1/3 av dei møtande medlemmene motset seg dette. Dersom slike saker skal behandlast, skal dei givast eit saksnummer og protokollførast i møteboka.

Er ei sak teken opp til behandling, kan møtet ikkje hevast før saka er avgjord ved avstemming, eller organet vedtek å utsetja forhandlingane om ho.  

Når ei sak er sett opp på sakslista kan ho ikkje trekkjast.

Ved behandling av klagesaker kan klager likevel etter alminnelege forvaltningsrettslege prinsipp trekkja klaga si heilt fram til klaga blir teken opp til behandling av vedtaksorganet. Dersom klaga blir trekt av klager skal det komma fram av møtebok/protokoll at klager har trekt si sak før behandlinga starta, og at det som følgje av dette ikkje er gjort vedtak i saka.

§ 3-6 Møteleiars forklaring – innleiing av saka

Møteleiar les opp saksnummer, tittelen i saka, og innstillinga i saka. Møteleiar skal opplysa om eventuelle dokument som er registrerte på saka etter at ho vart send ut, og gjera merksam på eventuelle tidlegare behandlingar av saka. Deretter blir elles gjort greie for for saka i den utstrekkinga det er påkravd.

Dersom det ligg føre innkomne habilitetsspørsmål, skal dette avgjerast før saka blir teken opp til behandling.

Møteleiar tek deretter saka opp til debatt.

§ 3-7 Gjennomføring av debatten

Møteleiar spør ved innleiing til debatten om nokon av medlemene i organet vil ha ordet i saka. Medlemene ber om innlegg ved handopprekning. Talarane får ordet i den rekkjefølgja dei ber om det. Ber fleire om ordet samtidig, avgjer møteleiaren rekkjefølgja mellom dei.

Talaren skal venda seg til ordførar/møteleiar, ikkje til forsamlinga, uavhengig av om det er ordførar/varaordførar eller leier/nestleiar som leier møtet. Talaren skal halda seg til den saka eller den delen av saka som ordskiftet gjeld.

Folkevalde kan be om replikk med V-teikn med handa. Etter kvart innlegg kan det krevjast inntil to replikkar. Replikk blir tildelt dei to første som melder seg. Ein replikk skal vera eit tilsvar til innlegget til talaren, og kan avsluttast med eit spørsmål.

Møteleiaren må ikkje avbryta nokon som har ordet, med mindre det blir gjorde for å halda oppe dei føresegnene som er gitt i reglementet eller for å retta misforståingar frå talarens side.

Finn leiar at ei sak er ferdig drøfta, kan leiar avslutta ordskiftet og foreslå strek sett. Organet kan då med alminneleg fleirtal vedta at ingen fleire representantar kan be om å få ordet for nye innlegg. Det bør ikkje fremjast nye forslag etter at strek er sett.

For kommunestyret gjeld eigne reglar for taletid og gjennomføring av debatt. Det blir vist til reglementets del 2

§ 3-8 Fremjing av forslag i møtet

Møtande medlemer og varamedlemer, og dessutan ordførar, kan komma med forslag til vedtak i sakene på sakslista.

Alle forslag, unnateke forslag til val, tilsetjing og utsetjing av saka, skal fremjast skriftleg ved hjelp av digitalt møteverktøy.

Forslaget er likevel ikkje å rekna som fremja for det folkevalde organet før medlemen har lese opp forslaget sitt i møtet, jf. § 2-4. Forslag som ikkje blir sett fram korrekt skal avvisast. Ved framføring av forslag til ramme- og budsjettsaker kan vising til publisert vedlegg erstatta full opplesing.

Møteleiar skal avklara med forslagsstillar om alternativ avstemming eller punktvis avstemming skal nyttast for desse forslaga. I alle andre tilfelle der dette ikkje er regulert i lova, fremjar møteleiar forslag om korleis voteringa skal gjennomførast. Dersom medlemer av organet krev det, bestemmer organet avstemmingsform ved fleirtalsvedtak.

Forslag som blir trekt under ordskiftet skal slett frå møtebok/protokoll, med mindre slik protokollering er nødvendig for å oppfylla lovfesta krav.

§ 3-9 Vedtaksførhet og avstemming 

Når ordskiftet er slutt, varslar leiar at saka blir teken opp til avstemming. Frå det tidspunktet er det ikkje høve til å diskutera saka ytterlegare, framme nye forslag, eller å ta ei anna sak opp til behandling.

Folkevalt organ kan berre gjera vedtak i ei sak når minst halvparten av medlemmene har vore til stades under forhandlingane og stemt i vedkommande sak. Berre dei medlemmene som er til stades i møtet i den augneblinken saka blir tekne opp til avstemming har rett og plikt til å stemma. Medlemmene kan ikkje forlata salen før avstemminga er ferdig. Ved val og tilsetjingar er det tilgang til å stemma blankt.

Er saka delt opp, eller det skal stemmast punktvis eller delvis over innstillinga, eller det skal stemmast over eitt eller fleire tilleggs- eller endringsforslag, set fram møteleiaren forslag om rekkjefølgja på avstemminga. Blir det ordskifte om dette, skal leiar sjå til at talarane berre held seg til avstemmingsspørsmålet.

Før endeleg avstemming i ei sak, kan det folkevalde organet vedta prøveavstemmingar som ikkje er bindande.

Avstemming i folkevalt organ kan gjennomførast på ein av følgjande måtar:

1. Ved stillteiande godkjenning. Leiar skal forsikra seg om at ingen av medlemene i organet ønskjer anna avstemmingsordning, eller uttaler seg mot forslaget som leiaren set fram.
2. Open votering der møteleiaren oppmodar medlemene til å stemma med stemmeteikn. Når leiaren bestemmer det, eller éin medlem krev det, blir halden kontraprøveavstemming. Innstillinga blir votert over i sin heilskap.