Møtereglement for styre, råd og utval 2024 (Ksak 102/24)

Kapittel 4 - Særskilde reglar for kommunestyret

§ 4-1 Samansetning

Kommunestyret skal ha 19 medlemmer som blir valde for fire år av gongen etter reglane i vallova (valperioden).

Kommunestyret kan sjølv vedta å endra talet på medlemer seinast 31. desember i nest siste år av valperioden, med verknad for kommande valperiode.

§ 4-2 Myndigheit og ansvarsområde

Kommunestyret er det øvste organet i Hjelmeland kommune. Kommunestyret gjer vedtak på vegner av kommunen så langt ikkje anna følgjar av lov, forskrift eller delegeringsvedtak.  

Kommunestyret står fritt til å delegera avgjerdsmakt, med mindre det følgjer avgrensingar (delegeringssperre) av kommunelova eller i særlov. Delegasjonane til kommunestyret følgjer av delegeringsreglementet.

Kommunestyret har det øvste tilsynet med den kommunale forvaltninga og kan forlanga alle saker lagt fram for seg til orientering eller avgjerd.

Kommunestyret kan gjera om vedtak treft av andre folkevalde organ eller av administrasjonen, i same utstrekking som desse sjølv kunne ha gjort om vedtaket, jf. også § 3-13.

§ 4-3 Møteleiar

Kommunestyremøte blir leidde av ordføraren eller varaordføraren.

På møte i kommunestyret skal ordførar overlata møteleiinga til varaordførar dersom ordførar sjølv ønskjer å delta i ordskiftet. Uavhengig av om det er ordførar eller varaordførar som leier møtet skal talarane venda seg til ordførar.

Viss begge har forfall, vel kommunestyret med alminneleg fleirtal ein setjeordførar og setjevaraordførar blant medlemmene. Dersom møtet ved ordførars forfall blir leidd av varaordføraren, blir valt på tilsvarande måte ein setjevaraordførar. Dersom varaordføraren har forfall, blir vald ein setjevaraordførar.

§ 4-4 Høve til spørjetime

Før dei ordinære møta til kommunestyret blir sette, er det høve til å gjennomføra inntil 15 minutts offentleg spørjetid for publikum.

Alle personar som har stemmerett i kommunen, med unntak av medlemene i kommunestyret, kan – ved eige frammøte, ved avløysar, eller i brevs form – stille spørsmål til ordføraren, kommunestyret, kvart enkelt parti, eller kvar enkelt medlem av kommunestyret. Blir spørsmålet retta til kommunestyret, avgjer ordføraren kven som skal svara på spørsmålet.

Spørsmålet skal som hovudregel bli send skriftleg til ordførar seinast 3 virkedagar før kommunestyremøtet, møtedagen ikkje medrekna. Ordføraren formidlar spørsmåla omgåande vidare til hen spørsmålet er stila til. 

Spørsmål som blir stilt direkte i møtet til kommunestyret, kan utsetjast av ordførar eller avvisast av kommunestyret dersom det ikkje kan givast eit forsvarleg svar utan nærare undersøkingar.

Følgjande retningslinjer gjeld spørsmål etter føresegna:

• Spørsmåla må gjelda kommunale forhold, og vera av allmenn interesse for innbyggjarane i kommunen.
• Spørsmål om saker på sakslista blir avvist.
• Spørsmål om saker som etter oppfatninga til ordføraren bør stillast til administrasjonen blir avvist.
• Spørsmåla skal vera korte, og det bør normalt ta berre to minutt å stilla dei og omtrent same tid å svara på dei. Det blir gitt høve for spørjaren til to korte tilleggsspørsmål/replikkar (maks 1 minutt pr. spørsmål).

• Ligg det ingen spørsmål føre ved byrjinga på møtet, eller blir ikkje utnytta spørjetida fullt ut, startar kommunestyret behandling av sakene på sakslista. 

§ 4-5 Gjennomføringa av møte

I kommunestyret blir innlegg halde frå talarstolen.

I saker som blir framlagde for kommunestyret til behandling, skal det som hovudregel liggja føre innstilling frå formannskapet. Innstillinga skal innehalda forslag til vedtak, men dette kan latast vere når det gjeld val eller tilsetjing.

Innstillinga formannskapet har til handlingsprogram/økonomiplan, med dei forslaga til vedtak som ligg føre, skal leggjast ut til alminneleg ettersyn minst 14 dagar før ho blir behandla av kommunestyret.

§ 4-6 Rekkefølgje for behandling av sakene

Omgåande før møta til kommunestyret blir sette, blir det gjennomført inntil 15 minutts offentleg spørjetid i møtesalen, jf. dette reglementet § 4-4.

Etter at møtet er sett blir interpellasjonar behandla, og deretter munnlege spørsmål. Deretter blir protokoll godkjend frå førre møte. Dernest blir sakene behandla i den rekkjefølgja dei er sett opp på sakslista. Innbyggjarforslag etter kommunelova § 12-1, blir behandla som eiga sak på sakslista.

Interpellasjonar blir behandla før resten av saker, utan omsyn til dei moglege saksnummera deira i innkallinga.

Kommunestyret kan vedta ei anna rekkjefølgje enn det som følgjer av denne føresegna.

§ 4-7 Taletid - begrensning og avslutning av ordskiftet. Replikkordskifte

Ved behandling av saker som er oppførte på sakslista, skal det som hovudregel vera ei maksimal taletid på tre minutt. Hovudinnlegget til partigruppene får maksimalt 5 minutt.

Kommunestyret kan med alminneleg fleirtal for kvar enkelt sak eller for resten av møtet, vedta at det skal gjelda kortare eller lengre taletid for kvart innlegg.

Møteleiaren kan tillata korte replikkar i tilknyting til den siste talarens innlegg, jf. dette reglementets § 3-7, såframt det vil ha noko å seia for det vidare ordskiftet. Ein replikk skal ikkje overstiga eitt minutts varigheit, og ein talar kan under eit slikt replikkordskifte ikkje få ordet meir enn éin gong. Den som heldt innlegget som utløyste replikkordskiftet, kan svara på replikken(e) ved ein duplikk, som blir avgrensa til maksimalt to minutt.

Kvar enkelt gruppes tidsavgrensing ved hovudinnlegg i ramme- og budsjettsaker blir avgjord ved møtestart.

§ 4-8 Interpellasjonar

Interpellasjonar blir nytta når det er ønske om å ta opp grunngitte og konkrete prinsipielle spørsmål i kommunestyret. Interpellasjonar blir retta til ordførar.

Interpellasjonar blir behandla som første sak i kommunestyremøte.

Interpellasjonar kan ikkje stillast om saker som er til behandling i kommunale folkevalde organ, eller med same innhald som ein allereie sett fram interpellasjon som enno ikkje er svart på.

Interpellasjonen skal vera kort, og han skal ikkje innehalda forslag til vedtak, grunngiving eller kommentarar utover det som er nødvendig for å klargjera interpellasjonen. Interpellasjonen bør maksimalt vera ½ A4-side (maks ca. 2300 teikn).

Dersom interpellasjonen ikkje oppfyller overståande, skal ordførar be kommunestyret avvisa interpellasjonen.

Interpellasjonen må vera innlevert skriftleg til ordførar og administrasjonen seinast 1 veke før kommunestyremøtet.

Dersom det innkommer fleire interpellasjonar om same sak blir gitt den som har innsendt interpellasjonen først rett til å fremja denne, og dei andre fell bort. Ved lik tidsprioritet gjennomfører ordføraren loddtrekking saman med kommunedirektøren.

Ordførar offentleggjer interpellasjonar og interpellasjonssvara innan møtestart.

Saka blir innleidd med at interpellanten, eller den interpellanten peikar ut i sin stad, les opp interpellasjonen. Ordførar, eller den ordføraren peikar ut, svarer på interpellasjonar. Ved behandling av interpellasjonar kan interpellanten, ordførar/den som svarer, kommunedirektøren og gruppeleiarane for dei politiske partia få ordet to gonger. Elles kan medlemmene få ordet éin gong kvar.

Taletida ved behandling av interpellasjonar er avgrensa til fem minutt for første innlegg av interpellanten og den som svarer på interpellasjonen. Elles er taletida tre minutt.

Behandlinga av éin interpellasjon må ikkje vara meir enn ein halv time, og behandlinga av interpellasjonar i møtet må samla ikkje går ut over 1 time. Ubehandla interpellasjonar blir utsette til neste møte, eller blir behandla i slutten av møtet etter forslag frå ordførar og vedtak av kommunestyret med alminneleg fleirtal.

Eventuelle forslag som blir sette fram i samband med interpellasjonar blir behandla etter reglane i dette reglementets § 3-5 tredje avsnitt.

§ 4-9 Grunngjevne spørsmål

Medlemer av kommunestyret kan seinast to dagar før møtet rette skriftleg førespurnad til ordføraren om eit konkret tilhøve. Den som har stilt spørsmålet kan få ordet til å lesa opp spørsmålet og deretter vert ordet gitt til svararen. Den som spør og svararen kan få ordet ein gong til. Det skal ikkje fremjast forslag i samband med grunngjevne spørsmål.

§ 4-10 Innbyggjarforslag

Innbyggjarane i kommunen kan fremja forslag som gjeld kommuneverksemda etter reglane i koml. § 12-1.

Innbyggjarforslag skal først leggjast fram for det folkevalde organ som varetek ansvarsområdet som innbyggjarforslaget omhandlar til uttale, før det blir fremja for behandling i kommunestyret.

Før saka blir teken opp til behandling i kommunestyret, blir det avklart om forslaget oppfyller vilkåret i lova.

Ordføraren legg fram saka for kommunestyret. Kommunestyret skal sjølv ta stilling til forslag som blir fremja, også om forslag skal avvisast.

Kapittel 5 - Særskilde reglar for formannskapet

§ 5-1 Val og samansetning 

Formannskapet blir valt av kommunestyret sjølv og skal ha 9 medlemer.

Medlemer og varamedlemer til formannskapet blir valde for heile valperioden blant medlemene av kommunestyret. Blant medlemene av formannskapet vel kommunestyret ordførar og varaordførar.

§ 5-2 Myndigheit og ansvarsområde

Arbeidsoppgåvene og fullmaktene til formannskapet kjem fram av delegeringsreglement for Hjelmeland kommune.

§ 5-3 Møteleiar

Møte i formannskapet blir leidde av ordføraren eller varaordføraren.

Viss ein eller begge har forfall, vel formannskapet med alminneleg fleirtal ein møteleiar/varaordførar blant medlemmene.

Kapittel 6 – Særskilde reglar for areal- og forvaltningsutvalet

§ 6-1 Val og samansetning

Areal- og forvaltningsutvalet skal ha 9 medlemer.

Det er kommunestyret sjølv som oppnemner og vel medlemer og varemedlemer til utvalet. Medlemene og varamedlemene blir valde for heile valperioden. Medlemene skal fortrinnsvis vere medlemer av kommunestyret.

§ 6-2 Myndigheit og ansvarsområde

Areal- og forvaltningsutvalet sine arbeidsoppgåver og fullmakter kjem fram av delegeringsreglement for Hjelmeland kommune.

§ 6-3 Møteleiar

Kommunestyret vel leiar og nestleiar til utvalet.

Viss ein eller begge har forfall, vel utvalet med alminneleg fleirtal ein møteleiar/nestleiar blant medlemmene.

§ 6-4 Særskilde føresegner om møte- og talerett

Kommunen sin talsmann for interessene til barn og unge har møte- og talerett i Areal- og forvaltningsutvalet for å vareta barne- og unges interesser i plan- og byggjesaksbehandlinga.

Dersom talspersonen meiner barn og unge sine interesser ikkje blir varetekne i plan- eller byggjesakprosessen har vedkommande rett til å gi ei fråsegn som blir teken med i protokollen frå møtet (merknad), jf. dette reglementet sin § 3-11.

Kapittel 7 - Særskilde reglar for administrasjonsutvalet

§ 7-1 Val og samansetning 

Administrasjonsutvalet skal bestå av 5 medlemer.

Tre av medlemene og varamedlemene skal veljast blant medlemmene og varamedlemmene til formannskapet for heile valperioden. Kommunestyret vel sjølv medlemmer og varamedlemmer, til utvalet, og leiar og nestleiar blant utvalsmedlemmene.

To medlemer med varamedlemer skal vera representantane til dei tilsette, og veljast av og blant dei tilsette for to år av gongen og tiltrer utvalet.

Forhandlingssamanslutningar som ikkje er representerte i utvalet kan delta med ein observatør med møte- og talerett, jf. Hovudavtalen.

§ 7-2 Myndigheit og ansvarsområde

Arbeidsoppgåvene og fullmaktene frå administrasjonsutvalet kjem fram av delegeringsreglement for Hjelmeland kommune.

§ 7-3 Saksbehandling

Det generelle reglementet for saksbehandling i folkevalde organ gjeld så langt det passar.

Kapittel 8 – Særskilde reglar for valstyret

§ 8-1 Val og samansetning

Med mindre kommunestyret vedtek noko anna skal formannskapet vera valstyre i kommunen. Valstyret er oppretta etter val§ 4-1 i lova og koml. § 5-7.

Valstyret er oppretta for den kommunale valperioden.

§ 8-2 Myndigheit og ansvarsområde

Arbeidsoppgåvene og ansvara til valstyret følgjer av kommunelova og vallova og dessutan av forskrifter. Konkretisering av oppgåvene, og dessutan delegert mynde og fullmakter kjem fram av delegeringsreglement for Hjelmeland kommune.

§ 8-3 Møteleiar

Kommunestyret skal velja ein leiar og nestleiar som skal fungera i vervet for  valstyret.

Viss begge har forfall til eit møte, vel valstyret sjølv med alminneleg fleirtal ein møteleiar blant dei møtande medlemmene.

§ 8-4 Saksbehandling

Det generelle reglementet for saksbehandling i folkevalde organ gjeld så langt det passar.

Kapittel 9 - Særskilde reglar for formannskapet som klageorgan

§ 9-1 Føremål

Formannskapet som klageorgan er oppretta av kommunestyret med heimel i kommunelova § 5-1 anna avsnitt, og er det særskilde klageorganet til kommunen etter forvaltningslova § 28 andre ledd første punktum.

Formålet med klagenemnda er å gi innkomne klager forsvarleg klagebehandling, sikra rette vedtak og tryggja rettstryggleiken til den enkelte.

§ 9-2 Val og samansetning

Det er formannskapet som er Hjelmeland kommune sitt klageorgan, oppnevnt av kommunestyret.

Viss leiar og nestleiar begge har forfall til eit møte, vel formannskapet sjølv med alminneleg fleirtal ein møteleiar blant dei møtande medlemmene.

§ 9-3 Myndigheit og ansvarsområde

Arbeidsoppgåvene for formannskapet som klageorgan og delegerte fullmakter kjem fram av delegeringsreglement for Hjelmeland kommune.

Klageorganet behandlar klager over enkeltvedtak fatta i Hjelmeland kommune, både administrativt og i folkevalde organ, bortsett frå:

• der særlov fastset ein annan klageinstans 
• der kommunestyret har lagt avgjerdsmakt til ein annan særskild klageinstans 
• der departementet er klageinstans etter forvaltningsloven § 28 andre ledd
• der statleg forvaltningsorgan har delegert vedtaksmyndigheita si til kommunestyret. I slike saker er det statlege forvaltningsorganet sjølv klageinstans

Klageorganet skal sjå til at saka er så godt opplyst som mogleg før vedtak treffest. Den kan påleggja underinstansen å gjennomføra nærare undersøkingar.

Klageorganet har kompetanse til å prøva alle sider ved det klaga på vedtaket. Nemnda har plikt til å vurdera forhold som er teke opp i klaga, og kan også ta omsyn til nye omstende som ligg føre på vedtakstidspunktet, og forhold som ikkje er teke opp av klagaren.

Klagenemnda kan avvisa klaga, oppheva, gjera om (endre) eller halda oppe det klaga på vedtaket, jf. forvaltningslova § 34. Vedtaket frå klagenemnda i klagesaker er endelege.

§ 9-4 Førebruing av saker

Med mindre kommunestyret uttrykkjeleg har bestemt noko anna, har den instansen som fatta det påklaga vedtaket myndigheit og plikt til å behandla klaga som underinstans, jf. forvaltningslova § 33.

Underinstansen skal gjennomføra dei undersøkingane klaga gir grunn til, under dette som eit minimum ha vurdert dei merknadene som er sett fram i klaga. Underinstansen kan oppheva eller endra eige vedtak til klagers gunst. Dersom vilkåra for å behandla klaga ikkje ligg føre, skal underinstansen avvisa klaga. Ved for seint sette fram klager skal klagenemnda likevel vurdera å behandla klaga, jf. forvaltningslova § 31.

Dersom underinstansen held oppe eige vedtak, skal klaga med nødvendige vedlegg sendast vidare til førebuande klagebehandling hos kommunedirektøren eller den kommunedirektøren gir slik makt i rettsinstruksen. Den skriftlege vurderinga til underinstansen/behandling av klaga skal følgja vedlagt.

Før saka blir framlagt for klageorganet skal det liggja føre ei skriftleg saksframstilling med innstilling frå kommunedirektøren. Innstillinga i ei klagesak skal utarbeidast av ei anna ansvarseining enn den som la til rette grunnlaget for det vedtaket som er klaga på, jf. kommunelova § 13-3.

§ 9-5 Habilitet 

Saksutgreiing og innstillingsrett i saker som skal behandlast i klageorganet må førebuast av saksbehandlar som tilfredsstiller dei skjerpa inhabilitetsreglane i kommunelova § 13-3.

Ein folkevald som har vore med på å førebu eller gjera det klaga på vedtaket er inhabil til å delta i behandlinga til klageinstansen av vedtaket eller i førebuinga av saka for klageinstansen, jf. kommunelova § 11-10, tredje ledd.

§ 9-6 Saksbehandling i klageorganet

Saksbehandlinga i klageorganet skal følgja dei særskilde føresegnene og krav som kjem fram av forvaltningslova kapittel IV – VI, og dei generelle føresegnene i kommunelova kapittel 11. Det generelle reglementet for saksbehandling i folkevalde organ gjeld så langt det passar.

Klageorganet behandlar sine saker i møte. Klageorganet sine møte blir haldne for opne dører, med mindre det blir vedteke å lukka møtet etter kommunelova § 11-5.

Klagenemnda kan vedta saksbehandlingsrutinar for klagesaksbehandlinga, under dette for å sikra at behandlinga oppfyller det særskilde kravet forvaltningslova har til klagebehandling og grunngiving av vedtak.

§ 9-7 Underretning

Kommunedirektøren underrettar partane i saka og underinstansen om utfallet av klagebehandlinga så snart vedtaket ligg føre. I underretninga skal det også opplysast om tilgangen til å krevja eventuelle sakskostnader dekt etter forvaltningslova § 36

§ 9-8 Bistand og møteplikt

Klageorganet kan der det blir rekna som nødvendig innhenta sakkunnig bistand utanfrå.

Klageorganet kan be kommunedirektøren, eller den kommunedirektøren peikar ut innanfor det aktuelle saksområdet, å møta for organet og gjera greie for praksisen til kommunen på bestemde saksområde som har tilknyting til klagesaker organet behandlar.

§ 9-9 Saksomkostningar

Dersom klageorganet opphevar eller fattar nytt realitetsvedtak i klagesaka, skal partane få opplysningar om tilgangen til å krevja dekt sakskostnadar etter forvaltningslova § 36.

Før klagenemnda tek stilling til eit krav om å få dekt sakskostnadar, skal det liggja føre ei vurdering av om vilkåra for å innvilga sakskostnadar er til stades frå kommunedirektøren, i tråd med dette reglementets § 10-4. Underinstansen skal givast høve til å uttala seg til spørsmålet.

Eventuell klage på vedtaket om sakskostnadar skal vurderast av klageorganet som underinstans og sendast til avgjerd til Statsforvaltaren i tråd med fvl. § 36 tredje avsnitt, jf. forvaltningsforskrifta § 34 anna avsnitt.

Der ein part blir tilkjende sakskostnadar etter forvaltningslova § 36 skal kravet dekkjast og blir utbetalt av den verksemda som er underinstans i klagesaka.
 

Kapittel 10 - Særskilde reglar for kontrollutvalet

Reglar for innkalling, melding om forfall, gjennomføring av møte, avrøysting m.v. går fram av generelt Møtereglement for styre, råd og utval i Hjelmeland kommune, innleiiande føresegner (kap. 1). Sekretariatet er uavhengig av kommuneadministrasjonen og er den instansen som syter for innkalling, møtebok m.m.

Før tilhøve vedkomande utvalet si verksemd som ikkje er særskilt nemnt i møtereglementet eller delegeringsreglementet, som t.d. ugildskap, teieplikt, rett til godtgjersle m.m. gjeld generelt utfyllande reglar og vilkår slik det går fram av lovar og føregner, kommunale reglement m.m.

Møta i kontrollutvalet er offentlege og opne for publikum, med unntak av behandling av saker i lukka møte med heimel i lov.